Séminaire pré-congrès
12 novembre 2007
La gestion de l’information gouvernementale:
l’expérience canadiennePar ce séminaire, le comité organisateur souhaite offrir aux participants un survol théorique et pratique de la contribution canadienne à la gestion de l’information auprès des ministères et des organismes gouvernementaux. Pour ce faire, il propose que des experts de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et de Bibliothèque et Archives nationale du Québec (BAnQ) viennent exposer leurs plus récentes réalisations en la matière. Deux séances d’une heure trente minutes seront mises à la disposition de chacune des institutions partenaires.
Bibliothèque et Archives Canada
Dans un premier temps, BAC dressera un bilan de l’expérience canadienne en matière de tenue des documents (recordkeeping) en démontrant comment les facteurs institutionnels et externes ont conduit BAC à organiser des tables rondes de sous-ministres portant sur cette question. De ces séances a résulté la création d’un groupe de travail de sous-ministres adjoints dont l’objectif était l’approbation d’un plan d’action sur la tenue des documents dans l’ensemble du gouvernement du Canada.
Dans un second temps, les experts de BAC présenteront les outils de gestion en développement, lesquels visent à apporter des solutions concrètes aux problèmes soulevés par la tenue des documents au gouvernement du Canada. Ces initiatives comprennent:
o Le développement d’instruments réglementaires sur la tenue de documents
o La mise en œuvre des Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD), un outil qui facilite la disposition de la plupart des documents produits par le gouvernement du Canada, et dont la valeur archivistique est faible ou nulle, tout en conservant les documents qui ont une valeur archivistique.
o La stratégie sur l’évaluation de l‘état des documents d’archives dans les institutions fédérales (ÉDAIF), un sondage actuellement en cours afin d’évaluer l’état de la tenue de documents au sein du gouvernement du Canada.
Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Du côté de BAnQ, la formation portera sur la conception et à la mise en œuvre du système de gestion intégrée des documents au gouvernement du Québec.
En première séance, BAnQ présentera l’appareil légal et réglementaire qui encadre la gestion documentaire au Québec, ainsi que la structure de gouvernance dont s’est doté l’appareil gouvernemental pour réaliser une saine gestion de son information.
En deuxième séance, les experts de BAnQ aborderont la méthodologie et les outils communs de gestion qui favorisent la gestion intégrée des documents au gouvernement du Québec :
o Le Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents
o Une interface Web en gestion documentaire
o Des recueils de délais communs pour les documents des organismes publics
o L’enregistrement institutionnel, avec les profils gouvernementaux de
métadonnées et le thésaurus de l’activité gouvernemental
